Artikelzusammenfassung
- Ein privater KI-Assistent darf nur freigegebene Quellen verwenden, die für eine klar definierte Aufgabe nötig sind.
- Die Berechtigungen der Ursprungssysteme müssen erhalten bleiben und dürfen nicht umgangen werden.
- Datenschutz umfasst Datenminimierung, Aufbewahrung, Protokollierung, Löschung und die Prüfung externer Anbieter.
- Unsichere oder sensible Fälle brauchen einen menschlichen Eskalationsweg und eine klar benannte Verantwortung.
Wichtigste Erkenntnisse
- Mit einer risikoarmen Quellensammlung und einem messbaren Workflow beginnen.
- Recherche-, Entwurfs- und Aktionsrechte voneinander trennen.
- Mit verschiedenen Rollen und bewusst gesperrten Dokumenten testen.
- Verantwortung für Quellen, Vorfälle und Änderungen dokumentieren.
Zweck definieren, bevor Daten angebunden werden
Definieren Sie Aufgabe, Nutzerkreis, freigegebene Quellen und erwartetes Ergebnis, bevor Sie Technologie auswählen. Ein Assistent, der eine gültige Prozessbeschreibung findet, ist leichter kontrollierbar als ein allgemeines System mit Zugriff auf Laufwerke, E-Mails und mehrere Geschäftsanwendungen.
Den Datenzugriff konsequent minimieren
Verwenden Sie nur die kleinste Quellensammlung, die den Anwendungsfall abdeckt. Personenbezogene, vertragliche, finanzielle oder vertrauliche Daten gehören nur dann in den Prozess, wenn sie wirklich benötigt und angemessen geschützt werden. Freigegebene Ordner und klar verantwortete Wissensbestände sind besser als unbeschränkter Zugriff.
Berechtigungen der Ursprungssysteme erhalten
Mitarbeitende dürfen über den Assistenten keine Informationen erhalten, die sie im Ursprungssystem nicht öffnen könnten. Identitätsprüfung, rollenbasierter Zugriff, Dokumentfilter und berechtigungsabhängige Suche müssen vor der Übergabe an das Sprachmodell greifen. Recherche, Entwurf, Versand und Änderungen sollten getrennte Rechte besitzen.
Speicherung, Protokollierung und Löschung regeln
Legen Sie fest, ob Eingaben, gefundene Textstellen, Antworten und Feedback gespeichert werden. Definieren Sie Aufbewahrungsfristen, Ereignisprotokolle, Löschwege und Zugriffsrechte auf Logs. Sensible Gespräche sollten nicht standardmässig vollständig gespeichert werden. Auch für austretende Mitarbeitende und veraltete Dokumente braucht es einen Entfernungsprozess.
Anbieter, Hosting und Integrationen prüfen
Dokumentieren Sie Verarbeitungsort, externe Dienste, Unterauftragnehmer, Integrationsrechte und den Schutz von Zugangsdaten. Wo nötig, sollten qualifizierte Datenschutz- oder Rechtsfachpersonen die vertraglichen und technischen Kontrollen prüfen. Dieser Artikel ist eine betriebliche Checkliste und keine Rechtsberatung.
Sensible Fälle und Eskalationen testen
Testen Sie reale Fragen, irreführende Formulierungen, fehlenden Kontext und Dokumente, die einzelne Rollen nicht sehen dürfen. Bei unzureichenden Quellen soll der Assistent dies sagen, wichtige Antworten belegen und sensible Fälle an Menschen übergeben. Fehler müssen dokumentiert und durch bessere Quellen, Regeln oder Abläufe behoben werden.
Mit einer praktischen Freigabe-Checkliste starten
Vor dem Start sollten ein klarer Anwendungsfall, verantwortete Quellen, rollenbasierte Rechte, getrennte Aktionsrechte, Aufbewahrungs- und Löschregeln, Fehler- und Zugriffslogs, eine verantwortliche Person für Vorfälle, menschliche Eskalation, dokumentierte Anbieterpflichten und ein regelmässiger Prüftermin vorhanden sein.
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